Засади використання
автоматизованої системи документообігу

Міжгірського районного суду Закарпатської області

 1.Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Міжгірського районного суду Закарпатської області (далі Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року №39 (далі - Положення) та  враховуючи вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Інструкції з діловодства в місцевих та  апеляційних судах України (далі – Інструкція ).

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Міжгірського районного суду Закарпатської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1.2. У Міжгірському районному суді Закарпатської області (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі–КП «Д-3»), розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.3.  Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством "Інформаційні судові системи"  на підставі укладених договорів з Територіальним управлінням ДСА України в Закарпатській області.

1.4. Документообіг суду - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.5. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.6. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням, Інструкцією з діловодства в місцевих та  апеляційних судах України та цими Засадами.

 2. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

3.Розподіл судових справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше двадцяти чотирьох календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за сім календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить від чотирнадцяти до двадцяти трьох календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.4. Обмеження перед призначенням суддів, зазначені в абзацах 3-6, 8 підпункту 3.3 пункту 3 Засад не застосовуються  щодо розподілу справ із проставленими  ознаками «Виборча справа (референдум, мирні зібрання)» і «Невідкладна справа», які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, справи про адміністративні правопорушення, передбачені частиною 2 статті 277 КУпАП, які розглядаються протягом доби) у випадках:

у разі перебування слідчого (запасного) судді у відрядженні, відпустці, під час тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, в яких слідчий (запасний) суддя не може здійснювати своїх повноважень, а на  запасного (слідчого) суддю  не розподіляються справи відповідно до підпункту 3.3 пункту 3;

у разі одночасного перебування двох суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, а щодо третього судді судові справи  не розподіляються  відповідно до підпункту 3.3 пункту 3  цих Засад.

3.4.1 Обмеження перед призначенням суддів, зазначені в абзацах 3-6, 8 підпункту 3.3 пункту 3 Засад (перед відпустками, перед відрядженням) не застосовуються щодо розподілу будь-яких судових справ у випадку здійснення правосуддя тимчасово одним суддею (одночасне перебування двох інших суддів у довготривалій відпустці, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ).

3.5. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 4.Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2  Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням пункту 3 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

4.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи, визначеного згідно з вимогами підпункту 2.3.6 Положення, застосовуючи коефіцієнти складності судових справ, затверджених зборами суддів Міжгірського райсуду від 02.10.2012 року №15.  .

4.4. Головний спеціаліст з питань персоналу щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

4.5. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо вона триває більше 3-х робочих годин.

4.6. Інформація про дні відпочинку (відгули) суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

5.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1, 2.3.39.2, 2.3.39.8- 2.3.39.15, 2.3.39.17- 2.3.39.19 пункту 2.3 Положення, та щодо :

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

повторні заяви про відвід судді, які можуть містити ознаки зловживання у кримінальному провадженні, заявлені під час підготовчого та/або судового розгляду (частина 4 статті 81 КПК України), якщо ці заяви подані через канцелярію суду.

клопотання учасника справи про скасування заходів забезпечення позову, подані в порядку частини 7 статті 158 ЦПК України.

5.2. Клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються раніше визначеному слідчому судді.

5.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1, 2.3.39.2, 2.3.39.8- 2.3.39.15, 2.3.39.17- 2.3.39.19 пункту 2.3 Положення, підпунктами 5.1 та 5.2 пункту 5 цих Засад, такі судові  справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством..

У всіх інших випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1, 2.3.39.2, 2.3.39.8- 2.3.39.15, 2.3.39.17- 2.3.39.19 пункту 2.3 Положення, підпунктами 5.1 та 5.2 пункту 5 цих Засад, судові справи передаються раніше визначеному судді  навіть за відсутності його на роботі.

5.4. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, судове рішення яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. У разі відсутності судді (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), судове рішення якого скасовано, такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядження керівника апарату суду.

6.Повторний автоматизований розподіл судових справ

6.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ  між суддями здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

6.2. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що призводить до порушення строків вирішення справи, такі невирішені судові справи  завчасно передаються до канцелярії суду для повторного автоматичного розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

7.Передача судової справи для вирішення питання щодо направлення за підсудністю

 У разі неможливості утворити склад суду у зв’язку з  задоволенням відводів/  самовідводів суддів чи в інших передбачених законом випадках,  у яких судді Міжгірського районного суду Закарпатської області не можуть здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, такі справі підлягають передачі голові суду для вирішення питання щодо направлення їх за підсудністю.

8.Коефіцієнт навантаження на суддів

 В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, суддів, які обіймають адміністративні посади в суді, а також суддів, які виконують повноваження члена Ради суддів України,  встановлюються наступні коефіцієнти навантаження:

- суддя – 1,00;

- голова суду – 0,85;

- член Ради суддів України – 0,85.

9.Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

Знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.

У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

10.Прикінцеві положення

10.1. Ці Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року.

10.2. З дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади  використання автоматизованої системи документообігу Міжгірського районного суду Закарпатської області, затверджені рішенням зборів суддів Міжгірського районного суду Закарпатської області від 05.10.2015 №25 з подальшими змінами і доповненнями.